Fiat bakım, servis ve yedek parça desteği.

İletişim ve Servis Randevusu Formu Aydınlatma Metni

Veri sorumlusu: OSKA OTOMOTİV TUR. İNŞ. SAN. ve TİC. LTD. ŞTİ. Adres: Necip Fazıl Mah. Necip Fazıl Bulvarı No: 7 / 9 - 1 Ümraniye / İstanbul. E-posta: info@oskaotomotiv.com. Telefon: 0216 365 06 65.

Verileriniz ve kullanım amacı: Adınız, soyadınız, telefon numaranız ve paylaşmayı seçtiğiniz e-posta adresiniz ile talep notunuz; talebinizi değerlendirmek, sizinle iletişime geçmek ve servis randevunuzu planlamak için işlenir. Talep notuna sağlık bilgisi gibi özel nitelikli veya servis ihtiyacınızla ilgisiz bilgiler yazmayın.

Toplama yöntemi ve hukuki sebep: Verileriniz web formu aracılığıyla elektronik ortamda toplanır. Servis randevusu talebinizi yürütmek için KVKK’nın 5/2-c maddesindeki sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olma hukuki sebebine dayanılır. Formun kötüye kullanılmasını önlemek için IP adresinizden türetilen kısa süreli güvenlik kayıtları ve oturum bilgileri, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla bilgi güvenliğini sağlama meşru menfaatine (5/2-f) dayanılarak işlenir.

Kimlerle paylaşılır: Talebin alınması ve yanıtlanması için kullanılan barındırma ve e-posta hizmet sağlayıcılarıyla, hizmetin gerektirdiği ölçüde; hukuken zorunlu hallerde yetkili kamu kurumlarıyla paylaşılabilir. Aktarımda KVKK’nın ilgili hükümlerine uyulur. Bu form üzerinden pazarlama izni alınmaz.

Form güvenliği çerezi: Gönderim sırasında oluşturulan oska_form_session adlı oturum çerezi, form güvenliğini sağlamak için kullanılır. Tarayıcıdaki süresi 30 dakikadır; reklam veya ziyaretçi takibi amacı taşımaz.

Haklarınız: KVKK’nın 11. maddesi kapsamındaki haklarınız için Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak yukarıdaki adrese yazılı başvurabilirsiniz. Ayrıca daha önce şirkete bildirdiğiniz ve sistemde kayıtlı olan e-posta adresinizden info@oskaotomotiv.com adresine başvuru iletebilirsiniz.

Forma dön

OSKA OTOMOTİV KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

GİRİŞ

İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (Politika), Oska Otomotiv (Veri Sorumlusu) tarafından gerçekleştirilmekte olan kişisel veri saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca hazırlanmıştır.

AMAÇ VE KAPSAM

Bu Politikanın amacı; Oska Otomotiv çalışanları, çalışan adayları, müşterileri (araç alım-satım, servis, bakım, yedek parça alıcıları), tedarikçileri, iş ortakları, ziyaretçileri ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin saklanması ve imha süreçlerinde uygulanacak temel ilkeleri, yasal yükümlülükleri ve teknik/idari tedbirleri belirlemektir. Politika, şirket bünyesinde otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verileri kapsar.

TANIMLAR

Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.

Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.

Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenmesi şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda, saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.

Silme: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.

Yok Etme: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.

SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMI

Oska Otomotiv bünyesinde Politikanın uygulanması, denetlenmesi ve güncellenmesi süreçlerinden "Kişisel Veri Komitesi" sorumludur.

İnsan Kaynakları, Bilgi İşlem, Muhasebe ve Servis/Satış departman temsilcilerinden oluşan bu komite, verilerin güvenli saklanmasından ve yasal süresi dolan verilerin imha edilmesinden birinci derecede sorumludur.

Bilgi İşlem departmanı, teknik tedbirlerin alınması ve uygulanmasından sorumludur.

KAYIT ORTAMLARI

Kişisel veriler, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla aşağıdaki ortamlarda güvenli bir şekilde saklanır:

Elektronik Ortamlar: Sunucular, yerel veri tabanları, bayi ve servis otomasyon yazılımları, muhasebe programları, bilgisayarlar, bulut sistemleri, taşınabilir bellekler (USB), e-posta kutuları, yedekleme sürücüleri.

Fiziksel Ortamlar: Arşivler, klasörler, personel dosyaları, araç teslim/servis formları, basılı evraklar, kilitli dolaplar.

SAKLAMA VE İMHA SÜREÇLERİNE İLİŞKİN İLKELER

Kişisel verilerin saklanması ve imhasında aşağıdaki ilkeler gözetilir:

Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma.

Doğru ve gerektiğinde güncel olma.

Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme.

İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma.

İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI GEREKTİREN NEDENLER

Kişisel veriler, Oska Otomotiv tarafından aşağıdaki amaçlar ve yasal dayanaklar doğrultusunda saklanır:

Kanunlarda açıkça öngörülmesi (İş Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, Vergi Usul Kanunu, Karayolları Trafik Kanunu vb.).

Araç satış, servis, bakım veya yedek parça sözleşmelerinin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması.

Şirketin yasal yükümlülüklerini (fatura düzenleme, garanti takibi, tescil işlemleri vb.) yerine getirebilmesi.

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması (olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi).

Şirketin meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması.

KİŞİSEL VERİLERİN İMHASINI GEREKTİREN NEDENLER

Kişisel veriler, aşağıdaki durumlarda resen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine imha edilir:

Kişisel verileri işlemeye esas teşkil eden yasal şartların veya amacın (garanti süresi, zamanaşımı vb.) tamamen ortadan kalkması.

Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına dayandığı durumlarda (kampanya/pazarlama e-postaları gibi), ilgili kişinin açık rızasını geri alması.

İlgili kişinin kanuni hakları çerçevesinde verilerinin imha edilmesine yönelik yaptığı başvurunun şirket tarafından kabul edilmesi.

Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir hukuki şartın bulunmaması.

TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ile erişilmesinin önlenmesi ve hukuka uygun olarak imha edilmesi için aşağıdaki tedbirler alınır:

Teknik Tedbirler:

Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.

Kişisel veri içeren sistemlere ve servis yazılımlarına erişim yetkileri departman bazlı sınırlandırılmıştır.

Kişisel verilerin yedeklenmesi güvenli ortamlarda yapılmakta ve erişim logları tutulmaktadır.

Güncel anti-virüs ve güvenlik duvarı (firewall) sistemleri kullanılmaktadır.

Veri sızıntılarını önlemek amacıyla gerekli siber güvenlik kontrolleri yapılmaktadır.

İdari Tedbirler:

Çalışanlara KVKK, müşteri verilerinin gizliliği ve veri güvenliği konularında düzenli eğitimler verilmektedir.

Çalışanlar ile gizlilik sözleşmeleri ve taahhütnameler imzalanmaktadır.

Tedarikçiler, distribütörler ve iş ortakları ile yapılan sözleşmelere KVKK uyum maddeleri eklenmektedir.

Şirket içi periyodik denetimler gerçekleştirilmektedir.

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ MATRİSİ

Oska Otomotiv bünyesinde işlenen veriler yasal mevzuat uyarınca aşağıda belirtilen süreler doğrultusunda saklanır:

Müşteri / Araç Satış, Servis, Bakım ve Fatura Verileri: Sözleşme ilişkisinin sona ermesinden veya fatura tarihinden itibaren 10 yıl (TTK ve Vergi Usul Kanunu uyarınca).

Müşteri İletişim Bilgileri (Pazarlama/Kampanya Rızası Olanlar): İlgili kişi iznini geri çekene kadar veya ticari elektronik ileti mevzuatı uyarınca ret hakkını kullandıktan sonraki ilk periyodik imha dönemine kadar.

Personel / Özlük Dosyası Verileri: İş sözleşmesinin sona ermesinden itibaren 10 yıl (İş Kanunu uyarınca).

Çalışan Adayı CV Bilgileri: Başvuru veya mülakat tarihinden itibaren en fazla 1 yıl.

Showroom / Servis Ziyaretçi Giriş-Çıkış Kayıtları: Kayıt tarihinden itibaren 2 yıl.

Güvenlik Kamerası Kayıtları (Showroom, Servis ve Dış Alan): Kayıt tarihinden itibaren 30 gün.

Tedarikçi / Hizmet Sağlayıcı Verileri: Sözleşmenin feshinden/sona ermesinden itibaren 10 yıl.

İMHA YÖNTEMLERİ

Süresi dolan kişisel veriler, aşağıdaki yöntemlerden uygun olanı seçilerek imha edilir:

Silme İşlemi: Dijital ortamlardaki veya servis yazılımlarındaki müşteri/personel verileri, ilgili kullanıcıların erişemeyeceği ve geri getiremeyeceği şekilde sistemlerden silinir.

Yok Etme İşlemi: Fiziksel evraklar (iş emirleri, fatura kopyaları, eski CV'ler vb.) kağıt imha makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde kırpılır. Ömrünü tamamlamış dijital diskler fiziksel olarak parçalanarak yok edilir.

Anonim Hale Getirme: Geçmiş yıllara ait araç servis istatistikleri çıkarılırken müşteri isim, soyisim ve plaka bilgileri maskelenerek verinin tekil kişiyle bağı tamamen koparılır.

PERİYODİK İMHA SÜRESİ

Oska Otomotiv, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Her yılın Haziran ve Aralık aylarında, saklama süresi dolmuş olan veriler (örneğin 30 günü geçmiş kamera kayıtları, süresi dolan CV'ler vb.) resen imha işlemine tabi tutulur.

İMHA İŞLEMLERİNİN KAYIT ALTINA ALINMASI (LOGLAMA)

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan tüm işlemler tutanak altına alınır. Bu imha tutanakları ve ilgili sistem logları, mevzuat uyarınca en az 3 yıl süreyle saklanır.

POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE GÜNCELLEME

İşbu Politika, onaylandığı tarihte yürürlüğe girer. Politika, mevzuat değişiklikleri, şirket yeni faaliyet alanları veya distribütör/üretici firma standartlarındaki güncellemeler doğrultusunda Kişisel Veri Komitesi tarafından revize edilir.